第一条为确保协会各项工作优质、高效、规范, 依据国务院《社会团体登记管理条例》制定本制度。
第二条秘书长是本会印章、文件管理的负责人，秘书处是印章、文件管理的责任部门。
第三条秘书处行文使用1个文号，即“湖南省热处理行业协会”。适用于以协会名义发出的文件，包括上行文、对会员单位等印发的正式文件，该文号需加盖协会印章。“湖南省热处理行业协会”是以秘书处的名义发出的文件，主要是具体业务工作性文件和内部事务管理文件等，该文号需加盖秘书处印章。
第四条各类行文实行“谁起草谁校对的原则”。秘书处对文件负责审核，报秘书长或会长批示签发，并负责文件的文号编发、承印等工作。
第五条以“湖南省热处理行业协会”发出的各类文件需经本会会长签发。
第六条行文执行登记制度，由秘书处专人负责。
第七条各级单位的来文来函或网上下载的各类文件，由秘书处负责接收、登记、呈批和归档。
第八条每年协会或秘书处行文或收文应在当年底按时间顺序装订成册，标识后归档保存。
第九条协会的印章和业务专用章实行集中管理、按权限审批、留档和使用登记的管理制度。
第十条湖南省热处理行业协会印章的使用，由本会会长审批
第十一条协会财务专用章由本会主管会计负责保管，按有关财务管理的规定使用印章。
第十二条本会授权委托书、法定代表人证明书、介绍信、证明书等，由专人保管，经会长批准后开具，并留底备查。
第十三条本制度经理事会审议通过后生效，由理事会解释。
